Как руководителю правильно давать негативную обратную связь сотрудникам

Как руководителю правильно давать негативную обратную связь сотрудникам

Обратная связь – один из самых важных инструментов управления командой. Несмотря на то, что это навык, а любой навык можно развивать, статистика говорит о том, что у большинства руководителей пока остаются сложности в этой сфере психологических компетенций. Только 26% сотрудников утверждают, что обратная связь, которую они получают от руководителя помогает им делать свою работу лучше. (Данные Института Гэллапа). Речь идет о поддерживающей обратной связи (положительной).

Когда руководителя не устраивают результаты работы сотрудника, то он дает ему корректирующую (негативную) обратную связь.
По данным Института Гэллапа 79% сотрудников хотят уволиться после такой обратной связи.

В то же время 92% сотрудников убеждены, что если давать негативную обратную связь правильно, то это повысило бы их эффективность. А половина из них хотели бы слышать такую корректирующую обратную связь чаще, чем похвалу.

Как руководителю давать обратную связь так, чтоб она повышала эффективность и вовлеченность сотрудников?

1) Любая коммуникация – это не просто передача информации от одного человека к другому. Коммуникация – это социальная конструкция. Каждый раз, вступая в коммуникацию с другим человеком, мы конструируем общие смыслы. Поэтому для обратной связи так важен диалог. Только в диалоге можно понять действительно руководитель и сотрудник говорят об одних и тех же вещах или же они видят ситуацию совершенно по-разному. И тогда появляется возможность прояснить эти разные точки зрения и прийти к взаимопониманию. Также диалог с сотрудниками позволяет руководителю избежать создания «параллельной организации». «Параллельная организация» – это представление руководителя об организации как о такой, какой бы он хотел ее видеть, а не такой, какой она является на самом деле.
2) Обратную связь нужно давать вовремя. Многие руководители избегают сложных разговоров. Но своевременная качественная обратная связь может помочь сохранить ценного сотрудника, вместо того, чтоб доводить ситуацию до увольнения.
3) Эмоции. Руководителю важно понимать, что его роль и позиция в иерархии по отношению к сотруднику сами по себе являются «усилителем звука». Одни и те же слова, услышанные от коллеги или от начальника, вызовут разные эмоциональные реакции. Поэтому руководитель должен помнить о психологической безопасности и экологичности. Так же не стоит давать негативную обратную связь в присутствии других коллег, особенно в большой группе. Это может вызвать сильную регрессию у сотрудника и активировать его психологические защиты. В итоге, такая обратная связь будет иметь негативный эффект для его дальнейшей работы.
4) Структура. Важно четко структурировать обратную связь.
Для этого руководителю нужно сначала самому себе ответить на вопрос, что бы он хотел, чтоб сотрудник делал по-другому. Это должны быть конкретные, понятные ожидания. Необходимо убедиться, что в этих ожиданиях нет двойных посылов. Например: «я хочу, чтоб вы действовали самостоятельно» и «в следующий раз прошу согласовывать со мной подобные решения».
5) Обратная связь должна быть направлена на потенциал сотрудника. Вместо «ты сделал это плохо» – «ты можешь сделать это лучше в следующий раз. Что тебе нужно для этого?»
6) Обратная связь должна быть частью повседневных рабочих процессов, компасом, по которому движется команда. Сотрудники не должны догадываться, соответствуют ли их результаты ожиданиям руководителя. Как сказал один мой клиент: «У нас мерило эффективности – когда тебе не прилетает».